Feste und Veranstaltungen sind ein wichtiger Bestandteil des Vereinslebens. Sie bieten die Möglichkeit, die Gemeinschaft innerhalb des Vereins zu stärken, neue Mitglieder zu gewinnen, Freunde und Bekannte aus der Umgebung einzuladen und natürlich auch um Geld in die Vereinskasse zu spielen.
Gemeinschaftsgefühl stärken: Feste und Veranstaltung bieten die Gelegenheit, dass Mitglieder unterschiedlicher Mannschaften, Altersstufen, Funktionen etc. miteinander in Kontakt kommen, sich auch abseits der eigentlichen Vereinstätigkeit austauschen und ihre gemeinsame Leidenschaft für den Verein feiern. Ein gelungenes Vereinsfest kann die Gemeinschaft stärken und die Laune im Verein positiv halten.
Neue Mitglieder gewinnen: Besonders junge Menschen kommen oftmals über ein Vereinsfest zum ersten Mal in Kontakt mit ihrem örtlichen Verein. Ihr könnt diese Chance nutzen, um neue Mitglieder für eure Aktivitäten zu begeistern.
Image des Vereins verbessern: Im Zuge des Vereinslebens kommt es immer wieder auch zu Reibungspunkten mit dem direkten Umfeld des Vereins. Anrainer oder die regionale Politik vertreten in manchen Angelegenheiten andere Standpunkte und Interessen als die Vereinsführung. Hier geht es zum Beispiel um Lärm, Müll, infrastrukturelle Veränderungen oder Anschaffungen, bei denen die Gemeinde mit aufkommen muss. Im Zuge einer Veranstaltung könnt ihr mit den jeweiligen Parteien ins Gespräch kommen und in wohlwollender Atmosphäre abseits des Verhandlungstisches die gemeinsame Beziehung aufbessern. So lassen sich manche Dinge dann auch viel leichter klären.
Geld in die Vereinskasse bringen: Durch Eintrittsgelder, Getränke- und Essensverkauf sowie Tombolas oder Gewinnspiele können wichtige Einnahmen für den Verein generiert werden.
Die Organisation von Festen und Events im Verein erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:
Bei der Organisation von Festen und Events im Verein müssen einige rechtliche Vorgaben beachtet werden. Diese je nach Bundesland. Folgende Bereiche solltet ihr dabei im Blick haben:
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In Österreich dürfen gemeinnützige Vereine grundsätzlich Gewinne erzielen, solange diese Gewinne ausschließlich dem Vereinszweck dienen und nicht an die Mitglieder ausgeschüttet werden. Das österreichische Vereinsgesetz sieht vor, dass die Einnahmen und Mittel eines gemeinnützigen Vereins ausschließlich zur Verwirklichung des Vereinszwecks verwendet werden müssen.
Wenn ein gemeinnütziger Verein eine Veranstaltung organisiert, die Gewinne generiert, müssen diese Gewinne dem Vereinszweck entsprechend verwendet werden. Das bedeutet, dass die Gewinne beispielsweise für gemeinnützige Projekte, soziale Zwecke, kulturelle Aktivitäten oder die Förderung von Bildung verwendet werden können.
Es ist wichtig zu beachten, dass gemeinnützige Vereine in Österreich bestimmte steuerliche Vorteile genießen, wie beispielsweise die Befreiung von der Körperschaftssteuer und bestimmten Abgaben. Diese steuerlichen Vorteile gelten jedoch unter der Bedingung, dass die Einnahmen und Mittel des Vereins ausschließlich zur Verwirklichung des Vereinszwecks verwendet werden und keine Gewinne an die Mitglieder ausgeschüttet werden.
Um sicherzustellen, dass ein gemeinnütziger Verein rechtlich korrekt handelt und die steuerlichen Vorteile in Anspruch nehmen kann, ist es ratsam, sich mit einem Experten für Vereinsrecht oder einem Steuerberater zu beraten, insbesondere wenn es um die Organisation von Veranstaltungen und die Verwendung von erzielten Gewinnen geht.
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Aus steuerrechtlichen Gründen ist die Unterscheidung zwischen kleinen und großen Vereinsfesten wichtig.
Umsatzsteuer: Kleine Vereinsfeste können unter bestimmten Bedingungen von der Umsatzsteuer befreit sein. Wenn das Fest einen eher gemeinnützigen oder karitativen Charakter hat und die Einnahmen unter einer bestimmten Grenze liegen, kann es als steuerfreie Gelegenheitsveranstaltung gelten.
Buchführungspflicht: Bei kleinen Vereinsfesten mit begrenzten Einnahmen und Ausgaben gelten in der Regel keine speziellen Buchführungspflichten. Es kann ausreichen, einfache Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben zu führen, um die Finanzen des Festes zu dokumentieren.
Folgende Kriterien müsst ihr erfüllen, damit eure Veranstaltung als kleines Vereinsfest gilt:
a. Das Fest wird ausschließlich durch Vereinsmitglieder oder nahe Angehörige organisiert. Im kleinen Rahmen ist es dabei erlaubt, dass ein Drittunternehmen Versorgung durch Speisen oder Getränke bereitstellt – ein typisches Beispiel dafür ist der Hendlbrater. Wichtig dabei ist aber, dass die Gäste direkt bei diesem Anbieter einkaufen müssen. Die Abrechnung darf nicht über den Verein laufen. Außerdem darf nicht das gesamte Catering über einen Drittanbieter erfolgen. Grundsätzlich sollte die Verpflegung durch Vereinsmitglieder oder deren Angehörige erfolgen. Ist dafür das Unternehmen eines Mitgliedes zuständig, so gilt dieses als Drittanbieter.
b. Als Musiker und Künstler regionale Gruppen buchen, die “der breiten Masse nicht bekannt” sind. Diese Anbieter dürfen nicht bekannt aus Film, Fernsehen und Radio sein. Ein Indikator hierfür ist, dass die Kosten für den Auftritt in der Regel 800 € pro Stunde nicht überschreiten.
c. Wenn die Durchführung einer Tätigkeit durch ein professionelles Unternehmen behördlich angeordnet ist, so wird dadurch die Definition als “kleines Vereinsfest” nicht gefährdet. Ein Beispiel dafür ist der Security Dienst, der für die Sicherheit bei der Veranstaltung sorgt. Ein anderes Beispiel ist das Aufstellen des Festzeltes.
Umsatzsteuer: Große Vereinsfeste, die regelmäßig stattfinden oder hohe Einnahmen erzielen, können der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. In diesem Fall müssen Umsatzsteuern auf die erzielten Einnahmen abgeführt werden.
Buchführungspflicht: Bei großen Vereinsfesten mit umfangreichen Einnahmen und Ausgaben gelten Buchführungspflichten gemäß den österreichischen Steuervorschriften. Das bedeutet, dass der Verein eine ordnungsgemäße Buchführung führen und Jahresabschlüsse erstellen muss.
Ihr müsst eure Vereinsmitglieder und Helfer bei der Veranstaltung nicht bei der Sozialversicherung anmelden, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:
Beauftragt ihr hingegen Leute, die gegen Bezahlung eine Tätigkeit auf eurer Veranstaltung ausführen, so müsst ihr unbedingt auf die geltenden sozialversicherungsrechtlichen Regelungen achten.
Eine wichtige Unterscheidung erfolgt hier – im Einzelfall – zwischen selbstständiger und unselbstständiger Arbeit. In der Regel gilt ein solches Arbeitsverhältnis als unselbstständig – und muss deshalb immer bei der BGKK gemeldet werden.
Ausschließlich gemeinnützigen Vereinen ist es erlaubt, an bis zu vier Tagen pro Kalenderjahr Feste zu veranstalten und dafür kein Gastgewerbe anzumelden. Speise und Getränke dürfen nur an drei Tagen pro Jahr angeboten werden. Jeder angefangene Tag zählt in dieser Regelung als ganzer Festtag.
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